CURSUS MS PROJECT 2014

 

 

 

Voorbereiding uitvoering.

Inleiding

De voorbereiding van de modeshow bestaat uit het werven van de modellen, de vrijwilligers de sponsors, de locatie enz. Deze vormen de resources voor de dag zelf. Als ze geworven zijn begint het regelen en afspraken maken wat wie wanneer moet doen. Al met al een heel hectische periode die moeilijk te plannen is, en waarbij de planning steeds aangepast moet worden.
Deze fase duurt tot net voor de dag van de modeshow, en te zien is in de planning dat ook niet een moment waarop te taak plaatsvindt aangeven kan worden.

De manier waarop het in deze cursus aangepakt wordt is per taak kijken wat er zoal gebeurt. In werkelijkheid zul je wekelijks (of misschien een kortere periode, na een belangrijke gebeurtenis) kijken wat gerealiseerd is, en wat je de week erna gaat doen.
Ook heeft het vaak geen zin om alles op dag en uur nauwkeurig aan te geven, dat zou alleen leiden tot veel administratieve handelingen.
Per taak zal kort uitleg van het verloop gegeven worden.

Rode kruis.

In de weken is er overleg geweest, gebeld en gemaild. Dit is als volgt ingebracht.

Eerst zijn de resources bij de taak "Rode kruis" weggehaald en vervolgens zijn de taken als volgt ingevoerd.

Nicole is de vaste contactpersoon naar het Rode kruis. Daarom doet zij alleen de taken "Bellen" en "Mailen".

Verstandelijk beperkten.

In 2011 is de modeshow ook al een keer uitgevoerd. De modellen die meeliepen woonden in een van de 150 vestigingen van Pluryn. Pluryn is een zorgorganisatie voor mensen met een verstandelijke beperking. Pluryn gaf aan dat 29 personen mee wilden lopen met de modeshow. Ook konden ze 25 vrijwilligers leveren. De besprekingen met Pluryn zijn gevoerd door Roosmarijn en Cedrik.

De projectorganisatie zou 250 euro subsidie mislopen als er geen 50 modellen gevonden zouden kunnen worden. Daarom zijn Corine en Nicole ook nog opzoek gegaan naar andere zorgorganisaties. De planning ziet er als volgt uit:

In het Ganttdiagram.
Verwijder eerste de resources bij de taak verstandelijk beperkten en voer daarna de volgende planningen in:

De planning is dat er 50 modellen meedoen aan de modeshow. Per model zou er een vrijwilliger zijn. Dat wil zeggen dat er bij de resources 50 modellen en vrijwilligers ingevoerd moeten worden. Voer deze in in het resourceblad.

We kunnen nu al de 29 modellen en 25 vrijwilligers toewijzen aan de taken. Doe dit als volgt:

Pas op, MS project heeft de neiging om als je eenmaal het aantal eenheden ingevoerd hebt, en dat aantal weer gaat veranderen, de duur van de taak aan te passen, zeker als het plannen op automatisch plannen staat. MS Project geeft dit ook aan d.m.v. het gele wybertje voor de taak. Kies daarin voor de optie "de hoeveelheid werk wijzigen, maar duur behouden", en het probleem is opgelost.

In het gesplitst venster ziet het er bij een taak als volgt uit:

De 14,5 uur is de hoeveelheid werk die 29 verstandelijk beperkten verrichten gedurende 30 minuten, ofwel 14,5 uur = 870 minuten = 29X30 minuten.

Vrijwilligers.

De modellen van Pluryn worden vergezeld van 25 vrijwilligers. Deze zijn er voor het begeleiden van de eigen verstandelijk beperkten. Daarnaast zijn er vrijwilligers nodig voor andere taken zoals opbouw en afbreken, maar ook voor de nog te werven modellen.

De planning van de vrijwilligers wordt als volgt aangepast. (denk eraan de resources bij de taak "vrijwilligers" weg te halen, voordat je de nieuwe taken toevoegt).

Daarnaast worden vrijwilligers geworven via Facebook en/of bekenden.

Voor de vrijwilligers wordt een algemene instructie lijst gemaakt.

Sponsors.

Veel bedrijven zijn aangeschreven voor te sponsoring. Uiteindelijk zijn er gesprekken geweest met de Rabobank, ABN AMRO en de HAN. Dit verwerkt in het Gantt diagram geeft het volgende plaatje.

In detail is dit als volgt gepland.

Alle regelingen met bovenstaande drie sponsoren waren binnen 6 weken afgerond. De ABN AMRO viel af als sponsors.

De zoektocht naar overige sponsoren wordt voorgezet tot net voor de modeshow.

Subsidie.

Het rode kruis had een subsidie toegezegd van €250- bij een minimale bezetting van 50 modellen. Uiteindelijk is het niet gelukt 50 modellen te krijgen, maar her Rode Kruis heeft toen de eis van 50 modellen gelukkig laten vallen.
Daarnaast is subsidie aangevraagd bij de gemeente Nijmegen. Dit heeft veel tijd gekost door slechte communicatie vanuit de gemeente Nijmegen, en uiteindelijk heeft het ook geen geld opgeleverd.

De werkzaamheden voor de subsidie zijn niet verricht door Cedrik maar door Roosmarijn en er ging meer tijd inzitten.

Locatie.

In eerste instantie is het Kolpinghuis benaderd. Dit bleek te duur te zijn. Daarna is contact gelegd met Dansschool Vermeulen.

De detailplanning ziet er als volgt uit:

Dansschool Vermeulen kan beschouwd worden als Resource. Er zijn ook kosten aan verbonden.

Breng de dansschool als volgt in:

Het type resource is in dit geval materiaal, het betreft iets wat je in dezelfde staat terug moet geven na gebruik. Dit in tegenstelling tot het type kosten, waar het gaat om gebruiksartikelen zoals papier. Na gebruik zijn deze artikelen niet meer opnieuw te gebruiken.

De dansschool moet ook ingevoerd worden bij de uitvoering van de van de modeshow. Voer deze resource als volgt in:

Je ziet dat de kosten automatisch erbij komen te staan. Voer de Dansschool maar bij één taak op, want voor iedere keer dat bij een taak de dansschool wordt toevoegt, wordt anders €150,- gerekend.

Specialisten.

Act. Dhr. Vermeulen van de dansschool neemt deze taak op zich. Hij zal de "Act verzorgen". Voeg dhr Vermeulen toe aan de resources en vervolgens aan de taak "Act verzorgt door meneer Vermeulen".

En bij de taak:

Visagisten en Kappers.

Het afgelopen jaar had het ROC Nijmegen voorzien in visagisten en kappers. Helaas wilden ze dit jaar niet meedoen. Dat bleek al na één telefoontje, en is daarom ook niet opgenomen in de taken lijst. Via Facebook is een oproep gedaan onder vrienden en kennissen. Dit leverde de 8 kappers en visagisten op. Deze worden als resources ingevoerd.

Voor kappers en visagist benodigdheden wordt €10,- per model begroot. Ingevoerd in het resourceblad ziet dit er als volgt uit:

Aan de taak "omkleden 1" worden de volgende resources toegevoegd:

Aan de taak "omkleden 2" de volgende resources:

Fotograaf.

De vader van Corine wilde wel fotograaf zijn. De geplande uren worden zo over genomen, maar de fotograaf moet toegevoegd worden aan de resources.

Met de fotograaf is afgesproken dat die tijdens de hele modeshow foto's gaat maken. Hij wordt daarom toegevoegd aan de taak "Uitvoeren modeshow".

Doordat er een extra resource toegevoegd is aan deze taak, geeft MS Project de mogelijkheid te kiezen tussen de duur verkorten, of het werk vermeerderen. Kies voor het werk vermeerderen.

Pers.

Veel pers is aangeschreven, o.a. SBS6, Omroep Gelderland. Uiteindelijk bleken camera opnamen toch niet zo'n goed idee vanwege privacy van de modellen. Wel zijn goede contacten gelegd met radio N1. Zij hebben de modeshow gepromoot op de radio, en Joost Brauer van N1 wilde tijdens de modeshow graag presentator zijn.

En bij de taak:

Catering.

Met veel bedrijven is contact geweest. Uiteindelijk is met AH overeengekomen dat zij de lunch (belegde broodjes) sponseren. Wel moeten de broodjes zelf gesmeerd worden. Dat en de plastic borden en bekers levert toch wat kosten op, die als volgt in het resourceblad ingevoerd worden.

Bij de taak "Klaarmaken lunch" worden de volgende resources toegewezen.

De kosten voor de lunch hadden ook bij de lunch zelf ingevoerd kunnen worden (niet op beide plaatsen, want dan zouden ze dubbel tellen).

Materialen.

Kleding.

De kleding was uiteindelijk snel geregeld. Cedrik en Roosmarijn hadden contact met "Het Goed" en die wilde wel de kleding verzorgen. Over de prijs was men het in eerste instantie niet eens, maar na bemiddeling door Pluryn werd de kleding gratis ter beschikking gesteld. De planning werd als volgt aangepast:

Rode loper.

Roosmarijn is achter de Rode Loper aangegaan. Verschillende bedrijven zijn benaderd. Uiteindelijk is de Rode Loper gratis ter beschikking gesteld door de HAN.

Versiering.

Ballonnen werden gedeeltelijk gesponsord door Puck’s Partyshop en bloemen werden gekocht.

Versiering valt onder het type "kosten" omdat de bloemen en ballonnen verbruiksartikelen zijn.

Voeg deze als resource toe. Het bedrag is €50,-

Je had het ook in het gesplitst scherm kunnen invoeren onder het formulier "kosten"

Je krijgt dan het volgende scherm met onderstaande kosten:

Muziek.

De muziek word geregeld door Joost Brauer van N1. In de dansschool is een goede muziekinstallatie aanwezig, waarvan gratis gebruikt gemaakt mag worden. De muziek wordt ingevoerd als Resource en opgevoerd bij de taak "uitvoering modeshow".

Goodiebags.

Verschillende drogisterijen maar ook andere winkels zijn benaderd door Cedrik, Corine, Nicole en Roosmarijn. Uiteindelijk leverde dit een goed gevulde Goodiebag op.

Bij de Resources zijn de muziek en de Goodiebags als volgt ingevoerd.

Gebruik.

Het resourcegebruik laat het volgende overzicht zien.

Het taakgebruik geeft het volgende overzicht.

Dat het werk ver boven de hoeveelheid werk van de basislijn is komen te liggen, ligt aan het feit dat we nieuwe resources (zoals vrijwilligers, verstandelijk beperkten enz.) ingevoerd hebben. Mooi is ook te zien wat de invloed van het preciezer plannen is geweest en hoe toch de hoeveelheid geplande werk teruggebracht is voor Cedric, Corine, Nicole en Roosmarijn.

Werkelijke hoeveelheid werk.

Het Werven/voorbereiden en regelen is, omdat gaandeweg steeds de planning aangepast is, uiteindelijk verlopen zoals in de planning staat. We hoeven nu niet per taak en/of subtaak aan te geven wat de werkelijke hoeveelheid werk was.

Selecteer de taak "Werven/voorbereiden/regelen" en klik op 100%.

Je krijgt het volgende scherm:

Mocht het een en ander toch niet helemaal verlopen zijn als hierboven, dan kun je hieronder het MS Project bestand bijgewerkt tot en met deze fase vinden.

You are Beautiful w9.mpp