Plannen uitvoering.
Inleiding
In de definitiefase is de basis gelegd voor de uitvoeringsfase. Voor de uitvoeringsfase is in tegenstelling tot de voorgaande fasen niet gekozen voor een weekindeling, maar voor een subfasenindeling (Riepma, Hedeman, & Aken van, 2010, p.107). De eerste fase is het "plannen van de uitvoering". Dit kan op basis van het WBS of PBS schema gemaakt in de definitiefase.
Deze planning gaat in omgekeerde volgorde en begint met de uitvoering (de modeshow zelf), daarna het klaarzetten van alles voor de show (inrichten) en het werven, voorbereiden en regelen van alles (voorbereiding uitvoering). Het programma van de modeshow zelf bepaalt dus de planning van het voorbereiden en inrichten.
Nadat is gepland (in fase "plannen uitvoeren"), vindt het uitvoeren van de volgende fase plaats. In die fases worden taken uitgevoerd, eventueel de planning aangepast en vinden evaluaties plaats.
De projectgroep heeft het samen met de opdrachtgever op basis van de drie alternatieve programma's het volgende concept programma (concept, want als blijkt dat een onderdeel om een of andere reden {b.v. niet verkrijgbaar of te kostbaar} niet door kan gaan, moet er voor een alternatief worden gekozen. Zo kan b.v. de locatie heel bepalend zijn voor de inrichting) opgesteld en de planning daarvan behoorlijk beïnvloeden.
Het programma zelf voor de dag ziet er als volgt uit:
De projectgroep heeft in een eerder stadium gekozen om een WBS te maken. Dit omdat het resultaat vooral uit werkzaamheden bestaan. Dit in tegenstelling tot b.v. een project dat bestaat uit het bouwen van een huis, of het maken van een softwarepakket, dan kies je voor een PBS omdat het om producten gaat. Maar het kan ook voorkomen dat je een combinatie van WBS en PBS maakt.
Het WBS ziet er als volgt uit:
Ingevoerd in MS project ziet dit er als volgt uit ingevoerd op basis van de tijdsvolgorde.
Voer deze planning in MS Project 1.
De manier waarop gepland wordt loopt voor deze drie subfasen essentieel anders.
- De "uitvoering" van de modeshow ligt geheel vast. Die begint om 14:00 en eindigt om 15:45.
- Met het "inrichten" zal men zo laat mogelijk maar wel voor het begin van de modeshow beginnen. Misschien kan men pas beginnen op de dag van de modeshow zelf. Dat wil dan zeggen, dat om alles te halen er heel strak gepland moet worden.
- Het "afsluiten" moet zo snel mogelijk na de modeshow plaatsvinden. Ook daarbij kan de verplichting zijn de ruimte leeg en schoon op te leveren.
- Voor het "werven voorbereiden en regelen" zijn zeeën van tijd, het kan het beste maar zo snel mogelijk geregeld worden, maar moet voor een bepaalde datum wel gedaan worden.
Voor alle vier de fasen geldt dat er niet gewerkt kan worden volgens de werktijden regeling van de eerste periode. Voor het werven en regelen zullen personen op vele mogelijke tijden benaderd worden.
Op de dag van de modeshow zal ieder projectgroepslid de hele dag aanwezig moeten zijn.
Werktijden inplannen.
Om aan al deze eisen te voldoen worden in eerste instantie de werktijden van "You are Beautiful" aangepast en wel als volgt : Kies voor tabblad project --> werktijden wijzigen.
Voeg onder "Werkweken" twee extra onderdelen toe met bijbehorende data.
Selecteer dan "periode 2" en klik de "Details...". Selecteer Maandag t/m vrijdag, stel specifiek tijden in van 9:00 tot 17:00 en klik op "Ok".
Selecteer "Dag modeshow" en stel dat als volgt in:
In de kalender kun je dan de instellingen per dag bekijken.
Zoals te zien is in het voorbeeld van februari 2014 is te zien dat de werktijden op die dag van 8:00 tot 18:00 lopen, de week voor 8 februari zijn de werk tijden van 9:00 tot 17:00 en de weken erna zijn de werktijden op woensdag en donderdag van 15:00 tot 17:00.
Dag modeshow vastleggen.
De modeshow vindt plaats op 8 februari en begint om 14:00. Klik tweemaal op de taak "uitvoering modeshow" en stel deze datum en tijd in onder tabblad "geavanceerd".
De verschillende taken op die dag volgen elkaar op en liggen qua tijd eigenlijk helemaal vast doordat het dagprogramma vastligt. Was dat niet het geval dan zouden we alleen het begin of als dat al niet bekend is de dag vast moeten leggen. Zorg dat je onderstaande instelling krijgt.
Afsluiten.
De taak afsluiten kan pas starten als de Modeshow is afgelopen. Omdat de dag erna de ruimte ter beschikking moet zijn voor een andere activiteit moet de afsluiting voor de volgende dag afgerond zijn. Er wordt de volgende planning gemaakt:
Het terugbrengen van de spullen kan pas na het afbreken en na het omkleden (kleding moet ook teruggebracht worden).
Merk op dat doordat de werktijden na 8 februari ingesteld zijn op de standaardinstelling van werktijden van "You are Beautiful" wordt het terugbrengen gepland over twee dagen en wel op enige werkmomenten die er zijn, n.l. woensdag en donderdag tussen 15:00 en 17:00.
Dit passen we natuurlijk aan in de werktijden tabel.
Het "Terugbrengen spullen" kan alleen op werkdagen, dus pas vanaf 10-2-2014.
Inrichten.
Onder de taken van het inrichten zijn taken die op 8 februari gedaan moeten worden, sommige van die taken liggen al helemaal vast, andere zijn weer afhankelijk van anderen.
Voor de hoofdtaak "inrichten" kunnen we in ieder geval het volgende aangeven: (Ga na)
Voor de 8e februari moeten de spullen in ieder geval aanwezig zijn. Dat geeft de volgende instellingen:
Het "opbouwen" duurt 2 uur en kan pas beginnen op de 8e februari, evenals het "klaarmaken van de lunch" en de "aankomst van de vrijwilligers". Ook voor die laatste twee taken plan ik 2 uur en ik laat de taken gewoon zo snel mogelijk beginnen. In een later stadium zal ik het toch verder uit moeten werken want ik heb veel vrijwilligers voor veel verschillende taken die op andere tijden moeten beginnen. Het is dus handiger om op een later tijdstip deze details echt te gaan plannen.
Voer eerst de duur van de drie taken in (anders kom je in conflict met het feit dat er beperking is van voor 14:00 eindigen van de taak 'Inrichten"). Geef ze daarna de volgende beperkingen.
De planning van de taken moet er als volgt uitzien:
Het toekennen van resources tijdens het "Inrichten" "Uitvoering modeshow" en "afsluiten" gebeurt pas in een later stadium als meer bekend is over aantallen vrijwilligers, verstandelijk beperkten locatie enz.
Werven, voorbereiden en regelen.
De projectgroep heeft besloten om de uitvoeringsfase pas te starten in periode 2 d.w.z. vanaf 11-11-2013.
Stel dit als volgt in:
Het werven/ voorbereiden en regelen is wel de meest ongewisse fase van dit hele project. Niets is zeker de ene taak kan van de andere afhangen (b.v. de locatie kan een beperking zijn van het aantal verstandelijk gehandicapten deelnemers, maar dat hangt weer af van de subsidie. De ene taak kan heel snel geregeld zijn terwijl een andere taak veel langer kan duren.
Maar een ding is wel zeker, de taak werven/voorbereiden en regelen moet voor het begin van de show volledig afgerond zijn. De projectgroep stelt zichzelf de eis dat 27-1-2014 17:00 deze hele taak afgerond moet zijn.
De schatting voor die taak "Rode Kruis" is 10 uur (vooral overleg). Nog onduidelijk is wanneer dit overleg zal plaatsvinden, maar wel dat het in de periode tot en met 8 februari is, zeg een duur van 9 weken. Plan dit als volgt in, in een gesplitst formulier. Hou de volgorde aan zoals aangegeven en klik ter afsluiting op ok.
Vul daarna de volgende taken in , in een gesplitst formulier.
Op basis van deze planning wordt gekeken hoeveel werk dit per persoon is. Ga daarvoor naar "Resource gebruik", stel de tijdschaal in op weken en bekijk de hoeveelheid werk.
Ervan uitgaande dat de studenten 4 uur per week aan het project besteden is dit wel erg veel. Door naar het taakgebruik te kijken is te zien in welke taken veel werk gaat zitten.
Aanpassen Planning.
De projectgroep gaat de planning aanpassen. De volgende taken kunnen wel gehalveerd worden. Doe dit in het gesplitst formulier als volgt:
De Locatie wordt de taak van Nicole.
In de taken "specialisten" en "materialen" gaat heel veel tijd zitten. De projectgroep besluit op basis van uitbreiding van de WBS/PBS tot de volgende indeling van de taken te komen.
Men maakt hiervoor de volgende planningen onder specialisten.
Bij catering is de volgorde van belang. Het Contract Cateraar komt na offertes selecteren komt na Offertes aanvragen.
De presentator was al ingepland.
Het geheel komt er als volgt uit te zien:
Voor de materialen wordt de volgende planning gemaakt:
Er kunnen nu ook al resources gepland worden en wel de volgende.
Opnieuw instellen basislijn.
De definitiefase is in zijn geheel afgesloten. Om voor deze fase de planning te vergelijken met de uiteindelijke uitvoering is het handig om de basislijn opnieuw in te stellen.
Kies onder Project --> Basislijn in stellen. Je krijgt een opmerking wanneer de basislijn voor het laatst is opgeslagen.
Klik toch op "Ok".
MS Project vraag om die basislijn te overschrijven. Klik op "Ja".
Mocht het een en ander toch niet helemaal verlopen zijn als hierboven, dan kun je hieronder het MS Project bestand bijgewerkt tot en met deze fase vinden.