Inleiding week 3 definitiefase.
Met de definitiefase start het project pas echt. In de "definitiefase" definieer je de producten die je nodig denkt te hebben. In de casus van de modeshow is dit b.v. een locatie, of vrijwilligers om op de dag van de show te helpen.
Alle activiteiten (in MS Project taken genoemd) worden in een hiërarchisch proces of productschema geschetst. Binnen projectmanagement WBS of PBS genoemd.
In een WBS of PBS wordt iedere activiteit onderverdeeld in deelactiviteiten ook wel deelcomponenten genoemd. Op uiteindelijk het laagste niveau van decompositie bevinden zich de werkpakketten. Aan die werkpakketten worden de beheers factoren (KOTIG, t.w. kwaliteit, organisatie, tijd, informatie en geld) gehangen (Riepma, Hedeman, & Aken van, 2010, p. 176).
Misschien herken je nu de (Work of Product) Breakdownstructuur in MS Project.
In de voorbereidingsfase hebben we de voorbereidingsfase in verschillende delen opgedeeld (gesprekken met de opdrachtgever, opdrachten enz.). Op het laagste niveau, en alleen maar op het laagste niveau, hebben we de KOTIG factoren toegekend. We hebben o.a Resources ingezet, en we hebben tijd toegekend. De resources kunnen kosten met zich meebrengen (tot nu toe nog niet omdat b.v. geen uurloon of reiskosten toegekend hebben aan de resources) en op basis van de duur van een activiteit berekende MS Project de hoeveelheid werk (werk = aantal resources X duur). Zouden de resources b.v. een uurloon hebben, dan zijn de kosten van een taak dus ook direct bekend (werk X uurloon). De KOTIG factoren worden door MS Project vanuit de werkpakketten (laagste niveau) gegenereerd naar de hogere componenten van de Work Breakdown Structuur.
Definitiefase plannen.
Het plannen van de definitiefase is in de handleiding van het programma CPM eigenlijk al gegeven, in de vorm van opdrachten. De componenten van de taken bestaan uit de opdrachten 5, 6, 7 en 8. Iedere opdracht bestaat weer uit een aantal deelopdrachten die de uiteindelijke werkpakketten vormen van de ontwerpfase. Breng deze componenten in als volgt.
De volgende stap is de duur van de opdrachten plannen. Plannen doe je op het laagste niveau (werkpakketten), omdat bovenliggende niveaus dan automatisch berekend worden.
Planning opdracht 5.
Tijdens het laatste voortgangsgesprek met de opdrachtgever zijn al verschillende alternatieven aan bod geweest. De groep besluit met z'n vieren per alternatief een half uur in te plannen. De uitwerking van ieder alternatief wordt ingeschat op 1 uur, en wordt door Cédric, Roosmarijn en Nicole gedaan. Pas de planning aan en plan dit als volgt in.
Planning opdracht 6.
Het projectplan stap 1 stelt Corine op nadat de alternatieven zijn uitgewerkt. Dat kost haar 0,75 uur.
Planning opdracht 7.
Uitleg van opdracht 7 wordt gegeven tijdens College 4, dus in de week die begint op 30 september voor deze projectgroep. Zouden we de onderdelen van opdracht 7 automatisch laten plannen, dan starten die op 26-9-13 om 16:30. Dat kan niet. Klik daarom tweemaal op de taak "Opdracht 7" en stel die in zodat die niet eerder begint dan 30-9-2013.
Prettige bijkomstigheid is dat de studenten dus in de week van 23 september minder te doen hebben, dus eigenlijk onderbezet zijn.
Het opstellen van een WBS en een PBS kan tijdrovend zijn. Per slot van rekening leg je dan al voor een deel vast hoe je het project gaat doen en wat de resultaten zijn. Van de andere kant moet ook beseft worden dat het toch om een voorlopig WBS en PBS gaat. Want het zijn intenties hoe je het zou willen doen, maar later in het project blijkt of het mogelijk is. Maar des te beter het nu aangepakt wordt, des te groter is de kans dat op een later tijdstip de WBS en PBS niet gewijzigd hoeven te worden. En wijzigingen achteraf aanbrengen kost verhoudingsgewijs veel tijd.
Reden om nu voldoende tijd eraan te besteden. De planning is om zowel voor het WBS, als voor het PBS (dit betreft zowel het definiëren van de producten als het maken van de PBS) 2 uur per persoon te reserveren. Begonnen wordt met het WBS. Plan dit als volgt:
Planning Opdracht 8.
Opdracht 8 mag niet eerder beginnen dan 7 oktober en wordt als volgt ingepland:
De volgende taak, de "voorbereiding van de uitvoering", hangt nog teveel af van de uitkomsten van de taken van deze week, en het is daarom niet verstandig om die nu al te plannen. Wat je wel kunt aangeven is dat de voorbereiding van de uitvoering pas mag starten nadat het ontwerp af is.
Plan dit in.
Het plannen van opdrachten 5 t/m 8 heeft de groep toch een 0,5 uur gekost. Ze zijn daarmee begonnen Achteraf voeren ze deze taak toch nog in, in MS Project. Het resultaat ziet er als volgt uit:
Merk op dat taak "Alternatief 3" gespreid wordt over twee dagen. In werkelijkheid zullen de studenten dat kwartiertje wel doorwerken, of in zijn geheel verschuiven naar de week erna.
Basislijn 1.
We hebben de taken gepland voor de ontwerpfase. Dit moment leggen we weer vast d.m.v. een basislijn. Onder de tab "project" kies je voor basislijn instellen.
Kies nu voor basislijn 1 en klik op OK om de basislijn 1 vast te leggen.
Uitvoering opdrachten week 3.
In week 3 staan ook nog de opdrachten 5 en 6 gepland.
Alle opdrachten worden volgens de planning gedaan. Het Gantt-diagram ziet er als volgt uit:
Mocht het een en ander toch niet helemaal verlopen zijn als hierboven, dan kun je hieronder het MS Project bestand bijgewerkt tot en met week 3 vinden.