Voorbereidingsfase week 3

Inleiding week 3 voorbereidingsfase.

Week 3 is de week van de terugblik op de voorbereidingsfase en de start van de definitiefase. De terugblik kun je vinden in deze paragraaf, de start van de definitiefase kun je vinden onder week 3 definitiefase.

Afronden laatste taken voorbereidingsfase.

Het voortgangsgesprek met de opdrachtgever is volgens plan verlopen. De opdrachtgever was erg enthousiast en verschillende alternatieven mogelijkheden voor het organiseren van de modeshow zijn al aan bod geweest. De groep had al zoveel werkzaamheden vooraf gedaan dat het "aanvragen van het project" een fluitje van een cent was. Die taak werd door Corine gedaan en koste haar 15 minuten.

Voer deze gegevens in. Bedenk dat je voor het invoeren van de werkelijke waarden van Corine naar het "Werk" scherm moet gaan (zie week 2 als je dit niet meer weet).

Uiteindelijk moet je Gantt-diagram er als volgt uitzien.

Alle taken van de voorbereidingsfase zijn afgevinkt, en gerealiseerd voor de deadline.

Terugblik op de voorbereidingsfase.

Van belang is achteraf te kijken in hoeverre of taken volgens planning verlopen zijn. Daarnaast is het van belang te weten wat de inzet was, in hoeverre die afweek van de planning en hoeveel overwerk er is uitgevoerd.

Misschien kun je je nog herinneren dat je in week 2 de basis lijn gedefinieerd hebt. De basislijn was een moment opname van je plan. Nadat je de basislijn gedefinieerd had heb je nog verschillende wijzigingen aangebracht. MS project heeft de volgende technieken om hierin inzicht te krijgen.

Het vergelijkend Gantt-diagram: Hiermee vergelijk je de werkelijke datums met de geplande datums.
Het gedetailleerde Gantt-diagram: Hiermee laat je de opgelopen vertraging in vergelijking met de basislijn zien.

Het vergelijkend Gantt-diagram.

Kies uit het taak tabblad de knop Gantt-diagram, selecteer als die in het lijstje staat het "Vergelijkend Gantt-diagram". Zo niet, kies dan voor "meer weergaven" en selecteer uit "meer weergaven" het vergelijkend Gantt-diagram.

De grijze balk geeft aan zoals de planning volgens de basislijn moet verlopen.
De blauwe balk geeft aan zoals de taak daadwerkelijk verlopen is.
De rode balk (waarschijnlijk niet te zien omdat daarvoor de tijdbalk heel erg ingezoomd moet worden, en alleen de taken projectplan en projectverslag daadwerkelijk ingeroosterd zijn) geeft de nog onvoltooide taken aan.

Het vergelijkend Gantt-diagram geeft aan dat eigenlijk het project volgens planning verlopen is. Afwijkingen zijn zo nauwelijks te zien.

De afwijkingen kunnen wel nauwkeuriger in beeld gebracht worden door in het linker gedeelte van het scherm ook echt de afwijking te tonen.

Hierin zie je dat de projectgroep ingelopen is op de geplande tijd.

Het gedetailleerde Gantt-diagram.

Via meer weergaven kun je het gedetailleerde Gantt-diagram laten zien.

Dit diagram brengt de opgelopen vertragingen in beeld.

De projectgroep "You are Beautiful" heeft het dus prima gedaan.

Hoeveelheid werk per resource.

In het blad resourcegebruik kun je dit op vele manieren laten zien. Afhankelijk van de resultaten en wat je wilt laten zien kies je een van de vele mogelijkheden.
Enkele grepen uit die mogelijkheden.

Kies voor Resourcegebruik.

Ik kies ervoor om de subtaken te verbergen.

Stel daarna de tijdschaal in op weken.

Voeg extra detail gegevens toe.

Wil je een fijnere of minder fijne tijdschaal, pas dan de schaal aan in b.v drie weken (duur voorbereidingsfase).

Probeer andere mogelijkheden uit.

Hoeveelheid werk per taak.

Via "Taakgebruik" zijn vergelijkbare overzichten te laten zien als bij resourcegebruik, b.v. onderstaande

waarbij gekozen is voor het linkerblad "werk" omdat daarin ook de totale afwijkingen van de basislijn getoond worden. Maar in het rechterscherm zijn die ook te zien.

Kosten.

In deze fase van het project spelen kosten nog geen rol. Kosten hangen aan resources in de vorm van b.v. uurloon, aanschafkosten enz. Waarschijnlijk heb je in het rechterscherm ook gezien dat daar onder details ook de kosten in te voeren zijn.